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北京生命科技产业协会支出审批办法
2016-12-05 14:15:00    来源:    发布者:
  第一章总则
 
  第一条为强化协会内部管理机制,对费用开支实行合理有效地控制,特制定本办法。
 
  第二条本办法所称费用,系指在事业支出,其他支出科目中列支的所有费用性支出。
 
  第三条费用支出应做到事前、事中、事后的全过程监控。协会每年费用支出原则上不应超出理事会批准的费用支出预算。
 
  第二章票据
 
  第四条本办法所指的票据指费用报销的原始凭证,包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指在协会外取得的发票,收据及合同,协议等原始凭证;自制凭证主要指“差旅费报销单”,“支票领用单”,“费用单据报销单”,“内部借款凭证”,费用开支申请报告等原始凭证。
 
  第五条费用报销的票据是财务收支的法定凭证,是会计核算的原始依据,票据必须真实、合法、完整。
 
  (一)费用支出必须取得真实的原始凭证,严禁伪造,变造票据。
 
  (二)费用支出取得的原始凭证,必须合法合规,必须是国家税务部门认可的发票或收据,财务部门对假发票或白条有权拒绝付款。
 
  (三)费用支出取得的原始凭证,其内容必须完整。
 
  1.票据内容所涉及的项目必须按要求如实填写完整。如出票日期、摘要、数量、单价、金额、经办人、收款单位等。
 
  2.大小写金额必须一致,出现不一致的情况以金额小的为准。
 
  3.收款单位章必须与摘要内容相符。
 
  第六条票据的粘贴、填列。
 
  (一)属差旅费用项目的费用报销,填制“差旅费报销单”,其他费用项目的费用报销填列“费用单据报销单”。
 
  (二)费用票据必须分类粘贴,不得混贴。需将合法,有效的发票进行分类粘贴,并注明粘贴的单据张数和合计金额;根据发票分类内容及粘贴顺序填写报销单。粘贴的票据必须整洁、平整、规范,不得超出报销粘贴单的范围。
 
  (三)有合同,协议,费用开支申请报告,出差申请单的,必须将其作为费用票据的附件一并进入审核程序。
 
  (四)购买办公用品需列明细清单,发票背后由经办人和验收人员签字。
 
  (五)填写报销票据字迹要工整,内容要完整(报销日期,报销部门,报销人姓名,职别,报销内容,大小写金额,合计金额,票据张数,部门负责人签字等要求必须具备),数字要清晰,计算要正确。
 
  (六)对不符合上述要求的票据,审核人员不予受理。
 
  第三章费用借支的审批程序
 
  第七条协会员工在借用款项前,必须办理相关的借款手续。借款人在完整填写相应的借据,经逐级批准后,方可到财务部门借取款项。
 
  第八条费用借支适用的借款单据类型。
 
  (一)超过500元的费用项目应以支票方式结算,适用“支票领用单”作为借款凭证;
 
  (二)经秘书长批准的特殊情况可以使用现金结算,适用“内部借款凭证”作为凭证。
 
  第九条借款的审批费用借支须经部门负责人签字确认后报秘书长审批同意方可办理。如遇特急事项且秘书长外出,可凭秘书长书面委托(传真)办理;或由秘书长给财务电话指示办理,但事后必须补办手续。
 
  第十条费用借支必须及时,逐次归还,前帐不清,后帐不借,在费用报销前必须先扣除借支金额。
 
  第四章费用报销的一般程序
 
  第十一条报销人员原则上必须在费用支出后(出差以返回日起;其他费用以发票开据日期起)2个星期内办理报销手续。
 
  第十二条报销人员应将整理好的票据,连同批准开支的审批件一起按审批权限逐级审批,审批人应严格按协会的有关规定,对费用支出的内容和事前审批的金额等事项严格把关。费用支出部门的审批人应负责对费用支出进行实质性审核,即对费用的真实性及是否需要支出负责;财务部门的审批人应负责对费用是否控制在核定的标准内进行审核,同时应负责对费用支出进行形式上的审核,即对费用票据在形式上是否合法,完整负责。交通费、误餐费及书报费的报销需由办公室进行登记。
 
  第十三条协会费用报销的审批时间定为每周的周三,由财务部门专职审核人员在该日将平时收到的经过初级审核的费用单据集中报秘书长审批。
 
  第五章办公用品费用管理办法
 
  第十四条办公用品系指协会日常办公所需的文具,箱包,纸张,电话机及其他办公设备耗材等。日常办公用品及卫生用具等低值易耗品的管理,应采取“采,验”分开的原则。向财务部门报销的发票须有采购人,验收人的签字确认方可报销。
 
  第十五条协会各部门对办公用品的需求不得自行购买,由协会办公室集中采购:办公室根据各部门的需求每月造具体采购计划,报秘书长批准后统一购置,验收后实行领用登记发放制度。
 
  第六章差旅费管理办法
 
  第十六条差旅费系指协会在职员工因公出差到外地发生的合理支出。
 
  第十七条协会差旅费开支实行有差别的限额报销办法。
 
  (一)出差期间往返长途交通费实报实销,多人同行可按同行中最高级别人员适用的标准选择交通工具。对于选择飞机,轮船舱位规定:协会领导出差可选择飞机公务舱,轮船一等舱,其他员工选择飞机普通舱,轮船二等舱。
 
  (二)出差住宿费实行限额凭据的报销办法,按出差的实际住宿天数计算,在开支标准以内的部分予以实报实销,超出开支标准的部分自行负担。住宿标准为500元/天·人,报销住宿费时必须注明住宿天数及起止日期,住宿人数,住宿金额,否则按一人次住宿一天计算,同时必须附上住宿费用流水明细单;夜间乘坐火车,在火车上过夜不报销住宿费,按每晚80元的标准给予夜间乘车补助(出差乘坐火车,报销时在“差旅费报销单”的备注栏中注明是否在火车上过夜)。
 
  (三)出差期间的市内公共汽车票,中巴票及地铁票可实报实销,如因工作需要需乘坐出租车的,部门负责人对出租车单据应严格审核,对于明显不合理的出租车费,有权核减。
 
  (四)出差伙食补助实行定额补贴制,标准为70元/天·人,按出差的自然(日历)天数计发,另外不再报销任何餐费及食品费等。
 
  (五)对临时出国人员相应给予一定的补助,出差时间在30天(含30天)以内的,按30美元/天·人标准给予补贴。出差超过30天的,补贴标准另行制定。出国时间按离,抵我国国境之日计算。
 
  (六)赴出差地的旅游费,门票等不予报销。
 
  第十八条出差中应酬费原则上不予报销,特殊情况须提前请示秘书长。出差期间发生交际应酬费时,当天伙食补助按定额标准的40~50%发放。
 
  第十九条中午1:00点以后离开驻地出差或1:00点以前返回驻地的,给予半天的在途伙食补贴。
 
  第二十条赴外地参加培训、学习、会议,组织单位统一提供食宿的,食宿费根据组织单位开具的票据据实报销(报销时须将“培训、学习、会议”通知一并交财务部门),不再另行报销住宿费及伙食补贴。
 
  第七章其他费用管理办法
 
  第二十一条本章所称其他费用,是指除上述所列明细费用以外的在事业支出,其他支出中列支的其他费用,包括协会日常零星支出和固定性,合同性费用支出。
 
  第二十二条协会其他费用的支出适用协会费用报销的一般程序,其中固定性及合同性费用的支出须有证明费用能够发生的经协会正式签署的合同性文件,或按申请程序经批示可开支的申请报告。
 
  第八章附则
 
  第二十三条本规定由协会办公室负责制定和修改,经理事会讨论通过后自公布之日起开始施行。
 
  北京生命科技产业协会
 
  2016年12月3日
 
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